Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est une réglementation de l’Union européenne visant à renforcer et harmoniser la protection des données personnelles des citoyens européens. Depuis son entrée en vigueur en mai 2018, les entreprises opérant en Belgique doivent également se conformer à cette exigence. Afin d’aider les entreprises belges à comprendre le RGPD et prendre les mesures nécessaires pour être en conformité, ce guide passe en revue les principales obligations du règlement.
Comprendre les principes clés du RGPD
Avant de détailler les étapes pour mettre son entreprise en conformité, il convient de rappeler les grands principes du RGPD. Cette réglementation repose sur plusieurs piliers :
- Responsabilité et transparence : Les responsables de traitement des données sont tenus de mettre en œuvre les mesures appropriées pour garantir la conformité aux principes du RGPD. Ils doivent également être en mesure de démontrer brièvement cette conformité.
- Consentement éclairé : Le consentement de l’utilisateur doit être donné volontairement, en toute connaissance de cause et de manière explicite.
- Droits des personnes concernées : Les individus ont le droit de demander leur accès, correction ou suppression de leurs données personnelles, ainsi que de s’opposer au traitement ou d’exercer leur droit à la portabilité des données.
- Protection et sécurité des données : Les responsables de traitement doivent prendre les mesures pour assurer un niveau de sécurité adéquat.
Pour en savoir plus sur le RGPD, lisez tout notre article détaillant la réglementation.
Comment se mettre en conformité avec le RGPD ?
Pour aider les entreprises belges à se mettre en conformité, voici un vade-mecum des principales étapes à suivre.
Désigner un responsable de traitement et un délégué à la protection des données (DPO)
La première étape consiste à désigner un responsable de traitement. Il s’agit généralement d’une personne faisant partie de l’entreprise ou d’un sous-traitant, qui sera chargé de veiller au respect du RGPD. Si votre entreprise traite des données sensibles à grande échelle, il est également nécessaire de nommer un délégué à la protection des données (DPO).
Mettre à jour les mentions légales et politiques de confidentialité
Assurez-vous que vos mentions légales et politiques de confidentialité sont conformes aux exigences du RGPD. Cela implique notamment :
- Identifier clairement le responsable de traitement (et éventuellement le DPO).
- Expliquer les finalités du traitement des données personnelles ainsi que leurs bases juridiques.
- Informer les utilisateurs de leurs droits et des modalités pour les exercer.
- Indiquer les durées de conservation des données personnelles.
S’assurer du consentement explicite et éclairé des utilisateurs
Les entreprises doivent s’assurer que les consentements recueillis auprès des utilisateurs sont valides conformément au RGPD. Vous pouvez par exemple mettre en place des cases à cocher pour obtenir le consentement, prévoir une procédure claire pour retirer ce consentement à tout moment ou encore tenir un registre des consentements donnés.
Cartographier les traitements de données personnelles
Afin d’avoir une vue d’ensemble des activités de traitement des données personnelles réalisées par votre entreprise, il est essentiel de cartographier ces opérations. Cela peut être réalisé sous forme de registres de traitement, précisant :
- Les finalités poursuivies par chaque traitement ;
- Les catégories de données concernées ;
- Les partenaires impliqués (sous-traitants, autorités compétentes, etc.) ;
- Les mesures de sécurité mises en place ;
- Les transferts de données vers des pays situés hors de l’UE (le cas échéant).
Analyser des risques et mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées
Les entreprises doivent prendre en compte le niveau de risque associé à chaque activité de traitement, notamment en termes de violation de la vie privée des personnes concernées. À partir de cette analyse des risques, elles doivent adopter des mesures de sécurité appropriées pour assurer la protection des données personnelles. Ces mesures peuvent inclure :
- La mise en place d’une politique de sécurité interne ;
- L’adoption de procédures pour détecter et gérer les fuites de données ;
- La sensibilisation du personnel aux bonnes pratiques en matière de protection des données.
Informer les employés et sous-traitants sur le RGPD
Il est important de s’assurer que l’ensemble du personnel (employés, collaborateurs externes, prestataires) comprennent bien les obligations liées au RGPD, afin d’éviter d’éventuelles sanctions. Pour cela, vous pouvez organiser des sessions de formation et mettre à disposition des supports pédagogiques (documents explicatifs, checklists, etc.).
En cas de non-respect du RGPD : quelles sanctions pour les entreprises belges ?
De plus, dans le cadre du RGPD, les autorités belges ont le pouvoir d’infliger des sanctions aux entreprises qui ne respecteraient pas cette réglementation. Les sanctions peuvent varier en fonction de la gravité de la violation et de la réaction de l’entreprise concernée :
- Avertissement ou mise en demeure : L’autorité peut exiger que l’entreprise corrige sa pratique dans un délai imparti.
- Suspension du traitement des données : Dans les cas où une entreprise n’a pas pris de mesures adéquates suite à un avertissement, l’autorité peut décider de suspendre le traitement des données concernées.
- Amendes financières : Les amendes peuvent s’élever jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise selon la situation.
L’application stricte de ces sanctions a pour objectif d’inciter les entreprises à être vigilantes quant au respect du RGPD, et ainsi garantir une meilleure protection des données personnelles des utilisateurs. Toutefois, il est important de souligner que la coopération avec les autorités compétentes sera généralement perçue de manière positive lors de l’évaluation d’éventuelles sanctions.